内蒙古电力（集团）有限责任公司巴彦淖尔电业局内蒙古自治区巴彦淖尔市015000
摘要：新时期档案管理是加强各级政府管理水平的重要途径之一，从制度化、分类管理、硬件建设三个方面提高政府信访档案管理水平。
关键词：信访；档案管理；制度化；分类
新时期，随着社会经济的转型，各国政府的管理水平和管理能力也面临着转型的压力。如何更有效地提高信访管理水平，一是加强对档案分类归档、信息建设和数据利用的管理。信访档案不仅是人民在日常工作中提交的重要资料，也是通过归档保存的历史记录，是党、政府、人民日常交往渠道中积累的宝贵财富。因此，加强信访档案管理，有利于提高政府管理水平，更好地与人民沟通。
1提高对信访档案工作作用的认识，为信访工作规范化建设服务
首先，信访档案具有证据功能，因为它是由行业档案的形成规律和自身特点决定的。在内容上，不是人们事后编造的案件，而是当时案件形成的转化过程。如何形成信访档案，是客观记录当时实际情况的有力依据。信访档案是第一次信访演变的历史证据，是保持客观风貌的真实记录，是调查、辩论和处理回访、旧信访案件的必要依据。信访档案记录了信访案件实际活动的全过程，它们原始、真实、公正。通过查阅请愿档案，领导可以掌握相关的历史，这些信息便于处理实际问题。此外，信访档案具有参考作用，查清过去的情况，掌握历史资料，因为它们具有原始性和较高的可靠性。为什么只讲有较大的可靠性？因为本着实事求是的原则，这是当时人们认识水平的局限性和政治斗争的复杂性，按着历史特殊的环境和氛围，使有些材料、某些事件和现象不符合客观实际或与党的近期政策相抵触的，这些档案表达了当事人的意图，留下了当事人的痕迹，反映了当时的历史情况，所以说具有参考作用。信访档案能够真实具体地记录着不同方法等，这对研究规律、总结经验、改进工作是不可缺少的素材，同时有助于信访问题的处理，有效的避免了随意性，杜绝失误现象的发生。
2加强信访档案管理的制度化建设
信访部门应在制度化约束的基础上，加强档案归档和收集工作。制定案件档案归档计划，落实归档的范围、期限和具体要求。要把握的原则之一是，在信访中形成的任何事件和管理痕迹都应属于归档文件。信访办案后，要做好管理痕迹和文件的规划，及时入库。
在信访案件的管理过程中，要归档的文件材料主要有以下几类：来访来电的资料事由登记、信访人的举报申诉材料、上级部门和领导交办的重要事项函件、信访案件处理过程中留下的、视频、电子数据等材料、其他具有保存和利用价值的材料。应当设立信访案件档案生成和保存标准，所有的档案材料在归档过程中应当要符合耐久保存、档案管理的技术标准。所有的档案材料归档要完整准确、字迹清晰可见、所有材料都应当具有耐久保存的特征。例如，不允许使用红蓝墨水、铅笔、圆珠笔等文具进行文件的签批工作；所有的电子材料应当进行双备份和光盘刻录。在期限管理方面，具体承办案件的相关部门应当在结案后三个月内向信访部门反馈案件进程、并移交相关材料。信访档案的存储还应当进行有效的分类，保管期限可以划分作短期、长期以及永久。人民来访的信件、材料中，涉及到需要上报中央、国务院、部委的文件材料需要永久保存。涉及到对政府部门、国家有长久研究价值的，对社会具有重大影响的联名上访等案件的，为长期保存。个别案件、短时期内对本机构有参考利用价值的，为短期保存。
3加强信访档案管理的分类管理
信访档案管理的另一个关键因素是承办部门的责任制。办案过程中形成和遗留的材料，实行属地责任原则，有关部门负责物资的整理和处理。材料应根据来访信函的区域进行汇总和归档。信访可以分为三类：领导指示、重要访问和一般访问。领导指示可按年、级、名按升序排列；重要来访者可按年、区、名按升序排列；其他来访者可按来访时间和性质按升序排列。对于结案材料，统一管理。资料可以按卷独立编卷，流水号可以编卷输入档案管理系统，形成资料汇总。信访案件材料应当包括处理过程的案文、会议记录、地方性对账单的核查、群众来信档案、领导签字认可、有关登记表、照片和录音带、光盘等。
信访材料的装订应当使用线装，不能使用订书钉等容易锈蚀的文具。所有的材料应当遵循档案保护的原则，所有档案应当填写封面，根据文件的排序装订和编制目录。有条件的单位还应当对所有的纸质材料进行扫描入档。信访案件的编号编制应当和局机关的编号规则保持一致，编写相应的目录、页码，有照片的材料可以将照片固定在芯页上，方便后续检索。信访材料的目录和封面信息应当包含来访人员的姓名、信访内容概要等。卷内的音频、视频、文字、纸质载体的，应当分类管理，填写相应编号。
4加强信访档案管理的硬件建设
硬件建设一直是新时期信访档案管理面临的挑战。信访档案管理一直定位于政府管理的后勤保障部门，其财政资金相对紧张，资源相对匮乏。因此，请愿部门应主动、积极向上级提出档案管理的硬件要求，配置相应的存储设备，确保档案资料的防火、防水、防虫、防潮、防尘等工作。同时，要加强对档案管理工作的定期检查和审查，确保档案的有效管理和资料的整洁和安全。对于借阅的档案，应明确存取和借阅的机制，并对存取和借阅的记录进行管理。在档案的检索过程中，要对档案的整洁、完整进行管理，避免在借阅过程中发生随意涂改、勾画、窃取、更换档案等事故。对于借来的信件和来访，我们应该在借来之前做好资格审查，归还后，我们应该比较和检查原始材料。
同时，随着大数据、人工智能的发展，在档案管理的今天，更应当利用现代化科技手段，不断加强档案管理的电子化、信息化建设。在档案数据的统计汇总、分析决策、管理利用方面，提升便利性。建立起信访数据库、舆情分析站等信息利用工具，更好地为政府决策提供相关支持依据。对于到期的档案，应当由档案管理部门提出书面销毁的报告，交由专业机构进行销毁，并做好相应的管理记录。
5加强信访档案利用工作，为社会稳定服务
维护信访档案的完整和安全是档案管理工作的基本要求，档案管理的目的是为了提供利用，因此既不能片面强调保护档案而不考虑利用方便，同时也不能只顾一时利用方便，不考虑档案的保护，而影响档案长远利用。在实际工作中，管理利用既有矛盾又有总的一致性，这就要求我们档案工作者在信访档案管理上必须做到“十防”即一是防盗，要设置专用铁柜进行保管；二是防破坏，防止人为造成对档案的损坏；三是防火，及时排除一些火灾隐患；四是防水，杜绝淋湿、浸泡现象；五是防尘，灰尘和烟尘不宜太浓；六是防潮，标准规定相对湿度在50%-60%为宜，过度潮湿可使档案形成纸砖；七是防霉变，因为以前档案中许多使用浆糊，易形成档案蛀虫；八是防鼠，定期放置鼠药以防老鼠咬伤档案；九是防虫，定期在柜子中放置樟脑球，定期喷洒虫剂，以达到杀茵作用；十是防光，强烈的紫外线可使档案退色，纸张也会变黄而脆，严重时达到报废。
6总结
信访档案管理客观存在，要重视档案管理，不断提高档案的收集、归档、整理和管理水平，科学有效地利用档案资料，充分发挥档案的作用。因此，各级部门必须提高档案管理意识，加快档案管理水平，使信访档案管理更好地服务于人民和社会发展。
参考文献：
[1]张冬梅.关于新时期信访档案工作的几点认识[J].黑龙江档案，2014（3）：120.
[2]金颖.信访档案管理工作的若干思考[J].机电兵船档案，2013（4）：48-50.