新疆和静县二十一团841111
摘要：本文笔者根据多年工作经验对基建工程档案信息资源共享实践进行简要阐述。
关键词：基建工程；档案；资源共享
一、基建工程档案信息资源共享的重要性
由于档案管理在基建工程中扮演着重要的角色，它主要是对所有工程建设环节进行了详细的记载，是建设环节中最为直接的反映，也是建设流程中不同设备安装调试的主要因素，为后期检验工作提供重要的参考依据，显然档案管理与基建工程处于同步的状态是必要的。2017年国务院办公厅颁布了第39号文件即《政务信息系统整合共享实施方案》，将档案信息资源共享的发展理念落实到“强化信息资源深度整合，构建全国信息资源共享体系”这个层面上来，这就为档案信息资源的共享提供了政策的支持，也表明了信息资源的共享已经上升到国家关注的层面，档案部门必须把握市场的发展主线，紧跟共享经济、共享产业的发展步伐，结合档案工作的实际，提出综合评估档案信息资源的共享模式。因此，基建单位要更多地与施工单位进行沟通和交流，共同探讨基建工程档案信息资源共享相关举措，从而为实现档案管理的同步性奠定良好基础。
二、基建档案信息资源共享问题
1.共享资源的来源途径少，共享模式单一
我国资源共享模式主要分为集中式、层次式、网络式。但我国现行档案信息资源共享模式主要是集中式，又称垂直式，即具有隶属关系的系统内部纵向共享档案信息资源，具体言之，基建档案管理部门向高一级别的档案管理部门移交馆内具有保存价值以备查考利用的档案，从而形成一个区域内档案信息资源的共享。相比较图书馆信息资源，档案信息资源缺乏不同区域、不同行业间信息的横向共享交流。同时缺乏技术的融入，对共享模式的挖掘仍旧停留在表面思维层次，未充分利用大数据技术对已有档案信息资源进行数据挖掘和知识挖掘，更未建立“云共享”服务模式，因此，网络式档案信息资源共享的模式在我国仅刚刚起步。单一的档案信息资源共享模式阻碍了我国基建档案信息资源共享建设的发展。
2.缺乏共享技术支撑，信息安全问题突出
目前档案部门较之其他关联学科而言，与现代化接轨的程度低，管理档案的配套设备落后，大数据技术在档案管理中的作用不大。这些问题都直接导致了档案信息资源的共享程度不高。“共享”首先必须在数字化的环境下进行，不能将纸质的档案信息资源进行实体传递，而我国现今的档案部门仍以实体管理为主，这就使共享信息资源的来源层面受到了限制；其次，共享档案信息资源必须在固定的技术平台上进行，但目前我国大多数是以推送的形式发布，缺乏专门的数据库；再次，由于档案人员大多数为管理档案的专门人才，所以对于档案网站的建设与维护、数字档案馆的编程与设计、档案APP的开发与运行都不能独立完成，所以需要聘请专门的信息技术人员予以帮助，但是技术人员缺乏专业背景，对档案网站及软件的开发就会与专业脱节，形成鸿沟，不便于档案信息资源的进一步开发、利用、共享。同时，安全问题也严重威胁着档案信息资源的共享。首先，面临的问题就是计算机病毒危害，在档案部门将档案资源上网的同时，也就意味着档案部门开始了网上办公，在计算机病毒肆虐的网络时代，拥有共享功能的数字化档案馆和其他网络平台容易受到国内外敌对势力的攻击，以计算机病毒的形式侵入网络平台，窃取重要的档案信息资源，侵犯他人隐私，甚至泄露国家机密。其次，档案管理软件自身不可避免地存在一些漏洞，受网络稳定性的影响因素较大，例如，微软公司的一款操作系统中的隐蔽密钥，如果被敌国拥有并激活，极有可能导致档案共享平台的崩溃，机关政府部门就会受到很大的损失，对共享档案信息资源造成一定的威胁。
3.重视程度不高、资料不建全
总的来说，基建工程具有一定的严谨性，可以与档案管理同步进行。然而，依然存在某些不足之处无法得到妥善解决。在实际开展施工时，经常会出现丢三落四的情况，资料不完整或是没有提前做好备份，在需要时无法提供相应的资料，例如施工图纸在这些材料中就占有重要的位置，但是大部分人员未对此环节引起高度重视，用完即随手丢弃，没有养成备份的习惯。这样到下次使用时就需要重新绘制施工图纸，显然这种行为是不可取的，不但不能节约资金，而且也浪费了时间，对施工的进度带来一定的阻碍。
三、基建工程档案信息资源共享实践举措
1.构建共享平台
目前，互联网技术在不断发展，为实现基建工程档案信息资源共享提供了多种技术支撑，基建工程企业应充分运用互联网技术和先进的软硬件设施构建完善的档案信息资源共享平台，组建档案管理网络。需要注意的是，网络版基建档案管理能够在本单位内部或者多个网络用户的支持下，由不同角色合作完成基建工程档案信息的整合、鉴定、使用、编制等工作，同时，运用设置系统管理权限的方式来进行用户验证，确保基建工程档案信息资源的安全共享。另一方面，构建档案信息网络服务系统，必须重视促进基建工程档案信息资源共享平台和档案信息网络服务系统的对接，实现内网联动系统、外网联动系统、安全应用平台和数据传输设备的一体化。除此之外，要确保基建工程档案信息资源共享平台能够自动识别不同用户，完成所有用户权限配置与身份验证工作，在实现基建工程档案信息资源共享的同时确保不泄密。
2.做好基建工程档案的立卷归档管理工作
所谓档案的立卷是在收集齐全有关档案的相关资料后，由文书处理部门和档案管理部门根据资料所属档案的类别分类管理，然后，编目装订，逐步成卷以形成完整的基建工程档案资料。从广义视角来分析，基建工程档案立卷归档管理工作的第一步是全面重审档案卷宗，查看档案文件是否齐全，对于不属于立卷归档范围的文件，要予以剔除，检查卷内档案文件是否有一定的联系，对于无联系的内容应及时挑出归入有关卷内。而且，档案管理人员要对卷内文件的排列进行系统的检查和调整，保持档案文件之间的联系，确保每份文件的位置相对固定。第二步要做好案卷软封面的编制工作。调整好案卷之后，要重新编制封面，通常，封面包含的内容与预立卷时编制的卷宗封面内容相同，但是应该根据调整后案卷的具体内容、相关问题拟写标题和确定其他项。第三步，要优化检索工具。第四步，要将立卷后的案卷排列上架，要维持调整、组合后的系统性和相互联系性。最后，做好档案资源的入库保管工作，在档案文件接收入库后，由档案管理部门进行统一保管。如果保管不善，不仅会损毁档案，而且会影响档案的利用，给本企业造成无法弥补的损失。
3.提高工作人员的保密意识
实现基建工程档案信息资源共享，确保档案信息资源的安全运用，企业必须重视加强档案管理人员的职业保密意识，首先要从档案信息管理细节做起，引导档案管理人员全面优化档案信息资源共享管理流程，在日常工作中逐步提升自身的职业素养和保密意识。某企业就配合内部保密机构进行了涉密信息排查工作，逐台计算机进行检查，确保上网计算机上没有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平台宣贯了信息共享安全的重要性，提高了全员的安全保密意识。
结束语
总之，基建档案作为一种特殊的信息资源，其共享问题需要进行长远的思考与研究，以期应对社会的迅速发展变化。
参考文献
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