杨贝戈广东省清远市阳山县南阳中学513100
摘要：中学档案管理是教育部门档案管理工作中非常重要的环节，既是教师在长期的教学、管理和其他各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文字材料，又是中学的办学历史、师生的基本情况的真实记录，同时也是凸显学校办学水平的一项重要参考指标。
关键词：中学档案科学管理适应新常态
一、当今中学档案管理中普遍存在的薄弱环节
1.档案管理制度不完善。近年来，随着《档案法》等一系列档案法规的出台，学校的档案管理水平有了大幅提升。但从我县各中学的档案管理的现状，仍存在着管理制度不健全等薄弱环节。如教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理松散，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录，学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要。同时还存在学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。有些中学没有建立规范的立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。
2.中学档案管理人员素质良莠不齐。目前，中学档案管理者大多数课务在身，没有专职档案管理员，兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。此外，一些中学档案管理员素质普遍偏低，大多数“半路出家”，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性，远远不适应形势发展的要求。
3.档案信息开发不科学，管理效率不适应新常态。目前，边远山区中学普遍存在信息开发不足的问题，校与校之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管县城的中学加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出。新常态下，已是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。
二、中学档案管理适应新常态的策略
1.不断创新中学档案管理制度。要根据学校的实际，制定适应新常态、科学规范的档案管理制度，明确归档标准范围，使档案管理员有章可循；明确初始档案与教学同步收集相应的后档案资料，两者之间相衔接，以确保档案的完整性。学校培养人才、老师教书育人，特别是中学更显特殊，归档内容与组卷要求有其专业特色，必须执行国家及省市相关标准和规定。有了具有可操作的“规矩”，给档案管理员一个清晰的思路，大大提高工作效率和归档质量。同时，要建立完善档案管理网络，明确档案管理员的工作职责，对各个环节、各道工序档案资料的形成作出明确规定，加强教学文件材料的形成和积累，确保中学档案的完整性、准确性和规范性。
2.运用新科技网络技术手段管理档案。要建立中学档案管理信息化运行机制，实现档案资料及信息收集、整理、查询和检索自动化。档案的真正价值在于利用，档案信息化管理将为档案信息充分利用提供条件。目前，我县中学已普遍运用校园网络系统，档案管理工作应充分利用校园网基础设备，提高管理质量，更好地服务于教学、科研和各项管理工作，既可以利用网络快速、及时、准确地收集和整理各类档案信息，还可以实现档案资料查询和检索自动化。档案管理员在日常工作中应加强与教育系统内部的协调，硬性规定格式和要求以电子文件形式上报档案材料。同时，中学档案室还要通过现代技术，对照片、录音、录像、文字等信息资料进行集中存储、传送、利用和综合管理。
此外，有条件的还要开通中学校园网、开辟档案信息站，根据档案类别和属性，将学校沿革、发展历史、文件、规章制度、教育教学信息、科研与开发动态、师资情况、学生学籍情况等内容纳入其中，实现资源共享。并依照内容档案信息大致分为非保密公开档案信息，能在公众信息平台上自由查阅；日常办公所需内部档案信息，能利用办公网络实行个人授权方式在专用服务器数据库中查阅；保密档案信息，能通过档案信息管理人员对有权查阅的对象在档案专用服务器中调用和提供。不断推进中学档案升级，实现科技网络化、信息常态化。
3.加强中学档案管理员业务培训和继续教育，提升专业管理水平。要使档案管理适应新常态，就要加强高校档案管理人员业务培训和继续教育。档案管理员的素质直接影响到档案管理工作的实际成效。目前，一些中学档案管理员不熟悉信息技术，与档案信息化管理要求差距较大。因此，档案管理信息化建设需要事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。在注重人才引进的同时，要大力加强现有人员继续教育，把档案管理队伍建设纳入中学师资队伍建设中，以多种方式加强档案管理员继续教育。培训教育要工作、学习两不误，采取在职学习、脱产培训和外出进修等办法，使大多数档案管理员能掌握计算机基本操作技术本领，为中学档案管理适应新常态夯实基础。
三、结语
总之，中学档案是学校各项工作的重要依据、记录和反映，档案管理要适应新常态，作为中学的档案管理员，期待在信息突飞猛进的21世纪，边远山区学校的档案管理工作能翻开新的一页，实现档案管理规范化、制度化、科学化，以更高的目标适应新常态。