东莞市技师学院
摘要：档案管理工作中不管是人力资源管理还是教学管理，都具有重要意义。目前我国教学档案工作中总会出现一些问题，如文档类型规范性缺乏等，这些问题严重制约着我国经济的发展。云存储技术也是由此而产生，其在档案管理工作中具有一定的优势。
关键词：云存储技术；教学档案；管理
一、我国高校教学档案管理工作现状
从整体上看，我国高校档案管理工作的发展现状可以总结为：①教学档案管理内容比较分散。高校教学工作本身的内容比较多，并不仅仅包括教务处，同时还包括学生管理部门、教学督评部门等。而这些部门为达到本部门的工作目标，往往会制作出各式各样的教学文档模板交到各专业任课教师手中，因为这些部门的教学文档格式各异，且文档类型也各有不同，导致教学档案很难达到规范性与统一性要求；②在高校的日常教学工作中，教学档案时常需要进行改动，但是档案管理工作却明确指出档案在建档之后一律禁止改动。由此可见，过去的档案管理信息技术无法有效的满足高校教学档案管理工作的需求；③高校教学档案通常包括多种种类，例如纸张、书籍、照片以及音频文件等，这部分非电子类文档往往会受制于计算机的硬件参数、系统运行环境。过去的档案管理信息系统大都通过附件的形式来保存这种非结构化电子档案，同时还手动输入相应的电子档案使用说明。所以，尽管这些教学文档可以进行归集建档，却时常在调取信息环节发生文件失败、使用说明介绍模糊、等多种问题，严重影响了教学档案的使用效率。
二、云存储技术的优势
云存储技术的优势主要表现在三个方面。首先，存储管理实现了自动化与智能化。也就是说，全部的存储资源都集中到同一处，任何用户都仅能看到唯一的一个存储空间。其次，存储效率有了明显的提升。借助虚拟化技术能够有效的提高存储空间的利用率，最大限度的减少浪费率。与此同时，还能够以自动分配数据的方式来进一步提升存储空间的利用率，并表现出了负载均衡的优势。最后，云存储技术在很大程度上达到了规模效应与弹性扩展，极大的减少了资金的投入与其他资源的浪费。通过云存储技术用户可以在自己的云空间中自主的对相关信息进行管理，以此来缓解高校教学档案内容比较分散、类型比较多的现状。
三、系统技术方案论证
从现阶段高校教学档案信息管理工作的实际来看，其技术方案可包括：
（1）构建全校档案管理信息系统。这一方案就是通过数字化校园平台的数据共享机制把教学、科研等档案都集合到同一个信息系统内，从而对其实施统一管理。而这一覆盖到整个高校的档案管理信息系统并不是无所不及的，它受到了高校数字化环境与信息化发展的程度的约束。如果开发校级的档案管理系统设计，那么这不仅要消耗很长的时间与财力，还会放弃现行的信息系统，而这部分的重复性建设又会进一步增加资源的耗费。所以，不论是从经济方面考虑还是在技术方面考虑都不可行。
（2）通过软件数据中间件技术来整合学校教学文档资源。借助数据中间件来检索校内已有多个信息系统内的教学文档数据信息，同时还借助校园网将这部分教学档案发送到目标服务器。这一方案缺少顶层设计，使得系统未配备完善的信息管理体系。不仅如此，在教学文档集中之后也不能及时、高效的对其进行建档和归档，进一步造成了之后的教学档案搜索、查看等服务质量下降。
（3）借助云存储技术综合管理教学文档。这一方案的预定目标就是建构一个覆盖全校的云存储空间，再将该空间中分成私有云存储空间和公共云存储空间。其中，前者私有云存储空间的“所有者”为涉及到教学档案管理工作的终端用户，这些用户能够借助这一空间来实现管理与维护个人教学档案。而后者则是每隔一段时间就访问其他的私有云空间，从而保持同步。
四、系统的组织架构
以云存储技术为基础的档案管理系统体系架构包括了三层，也就是：档案数据采集层、档案数据处理层以及档案数据应用层。在这三层中，档案数据采集层又分为了两部分，私有云计算模块和公共云计算模块。在前者中，用户能够自主的对本模块中的教学档案进行相应的管理与维护。在后者中则能够萨缪所有私有云存储空间，把私有云存储空间的信息资源“复制粘贴”在公有云存储中。不仅如此，公有云存储空间还能够获取到和高校教学档案有关的所有信息系统中的信息。档案数据处理层需要使用到另外一大技术，那就是数据仓库。数据仓库会抽取、转换以及加载档案数据采集层已经接收到的信息，同时还会按照高校教学档案管理自身的情况来相应的提升维表与度量，从而更好的达到用户的档案数据挖掘与统计、查询要求。档案数据应用层通常包括了教学档案信息搜索、挖掘、传送以及共享等项功能。对上一层数据仓库进行数据访问之后，档案数据应用层能够获得有着多维信息特点的档案数据模型，而借助此模型能够进一步拓展出更多的关键档案信息服务。
五、系统在教学档案管理的优势
引入云存储技术之后的高校教学档案信息系统和过去的档案信息管理相较而言有着多种优点，主要包括：
（1）为广大用户提供了更大的方便，有效降低了信息管理工作的难度；
（2）将档案信息都保存到云端，从而为其管理工作提供了便利，不论是工作交接还是器械的调整均不会对档案管理产生影响；
（3）借助辅助技术，即数据仓库技术所建立的档案信息模型能够顺利的实现未来时间里的数据统计和分析工作，从而为信息的深度挖掘与探索奠定坚实的基础；
（4）把学校内部和教学档案相关的信息系统有机的结合到一起，从而达到教学档案数据信息的共享目标，特别是类型各式各样的教学档案。在这一系统中，广大用户能够直接通过云端服务器来进行文件的搜索与阅览，从而有效的降低了教学档案信息的浪费。
六、技术展望
云存储技术的出现与在高校档案管理工作的引入在很大程度上缓解了目前高校教学档案信息管理过程中遭遇的多种难题，同时还有效的降低了这一工作的技术门槛。借助云储存技术用户可以通过多种数字终端进入档案信息，从而有效提升了高校档案管理水平。因此，在信息技术持续提升的未来时间与高校的进一步建设过程中，高校的教学档案管理工作将会进一步朝着信息化的方向发展。
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