中国石化管道储运有限公司江苏徐州221008
摘要：企业的档案管理工作不仅是对企业各项工作进行了记录和规整，还为其内部管理与战略发展规划提供了重要指导依据。对人员调动情况、生产经营情况、技术更新情况的有效记录，可为以后经营管理方案优化提供借鉴。现阶段企业档案管理出现了一些问题，影响了档案作用的有效发挥，因此本文根据企业档案管理现状，结合新形势对企业档案管理要求，对企业档案管理工作创新进行了深入分析。
关键词：新形势；企业；档案管理工作
前言：档案是企业发展和定位的参考依据，加强档案管理工作能有效地指导企业规划，也能更好地对企业发展进行预测。在企业中，档案主要是对企业各个阶段各项经济活动的记录和分析，能够直观反映出某段时期企业的经济活动及其发展趋势。因此，加强档案工作的管理不仅能为管理层和决策人员提供真实细致的参考资料，同时还能更好地保证企业战略决策的准确性。
一、企业档案管理现状
1、试生产准备文件不完善
现阶段，企业生产机构，由于装置初步建成后，生产过程的紧张施工，再加上相关管理人员对工程项目生产经济效益的过度重视，没有充分认识到试生产档案管理的重要性，导致试生产过程中，相关管理机构不能将工程资料及时送交档案部门，如试生产方案、试运行总结、异常情况处理、文件加强管理等。同时由于企业生产设备来源渠道繁琐、设备类型多样，对设备档案信息搜集整理工作提出了较高的要求。根据设备进场、设备维修、设备运行等过程中状态变化，可为设备的有效使用提供依据。而现阶段由于企业管理人员对档案管理工作不够重视，导致设备维护、更新、维修等情况没有及时准确的记录，再加上设备档案后期保护力度不足，导致设备档案损害情况严重。不止影响了设备维修时间，而且对设备维护工作的开展也造成了不利影响。
2、归档管理不规范
现阶段企业档案管理过程中，归档不及时、档案不完整、档案内容错误、内容随意变更等现象普遍存在，在电子档案管理中也出现了制作不规范、字迹不清晰、原件无备份等情况，而数据、图像的随意变更导致档案载体与国家规定严重不符，对档案后期利用管理造成了阻碍。企业工程档案是企业档案的重要部分，而工程项目进行过程中进口设备外文资料、技术参数、产品合格证明、使用说明等随机资料的管理不规范也影响了整体档案信息的完整性。如在工程进行过程中，相关技术工作人员随意将某些工程技术参数带走，很可能导致重要技术资料的缺失。同时针对工程档案工作，缺乏移交、保管、登记、借阅等规范管理，也增加了企业档案信息整理负担。
3、档案管理重视度不足
现阶段企业档案管理工作团队不稳定，内部工作人员流动频率过大，对整体档案管理人员专业化程度的提升造成了不利影响。档案规整混乱、编制不科学等现象频繁发生，影响了档案信息的完善性。如在竣工图纸设计管理中需要施工单位负责人员及施工管理人员、施工设计人员进行综合协商，并确认签字[1]。个别施工企业在进行归档资料整理时，工程负责人签字确认环节严重缺失，甚至出现由一个工作人员代替所有责任人签字确认的情况。这些问题充分反映了企业档案管理上的缺陷，由于档案管理重视度不够，产生了很多不必要的麻烦。
二、企业档案管理工作强化措施
设备档案、工程档案是企业档案管理的主要内容之一，因此可从这两个方面进行综合分析，同时结合新形势特征，加大信息化技术在档案管理中的应用，可有效提升企业档案管理工作效率。
1、健全企业设备档案管理机制
企业设备档案是设备运行性能变化情况的主要平台，为了保证设备文档信息的正确性及清晰性、图表科学性，可依照相关制度规范进行设备运行、维修、引入等各个阶段的信息搜集整理。设备档案设备配套图纸、设备使用指南、设备使用说明等设备前期安装过程，而设备运行调试过程中的档案信息主要包括设备维护、设备故障维修等资料。通过对相关设备运行过程中各个阶段的控制，可为设备档案管理工作有效的借鉴。同时为了便于设备档案归档信息的准确性，相关管理人员应严格要求档案归档时间，如在设备安装投入前，应对其购置、验收、进厂等资料进行统一归纳；而对于设备后期维护、故障维修过程中产生的信息需在设备维修、维护操作完成后进行信息整理；在设备安装试运行调试阶段的信息需在设备正常使用后进行归档操作；为了保证设备使用档案信息的完整性，可在设备使用阶段档案形成的第一时间进行归档操作[2]。设备档案管理机制可为设备档案管理工作的有效开展提供支持。因此在发展过程中，企业可根据自身发展情况不断优化设备档案管理机制，并组织相关档案管理机构及内部工作人员开展设备档案管理协调会议，进一步细化档案管理人员职责，提升档案管理人员对设备档案管理的关注，结合实际设备管理措施，不断提升设备档案管理能力，为设备维护、更新提供数据借鉴。
2、完善企业工程档案管理体系
企业工程档案管理体系的完善可以从工程网络完善及监督验收工序两个方面进行。在进行工程验收工序时，档案管理人员应加大对档案初检核查工作的关注，进入生产一线，全面分析工程进行状态，及时发现工程运行风险因素并限期整改。同时为了保证企业工程档案信息搜集的完整性，档案管理部门可组织专业人员进行工程管理组织协调会议的召开，便于工程进度、工程交工文件、施工技术参数更改的及时记录、整理。如在炼油扩建工程中可根据实际情况，组织档案管理人员进入工程操作场地进行业务学习，并在相关项目完成后开展初检工作，及时进行问题反馈，保证项目实施质量。在最终项目竣工核查过程中，依据相关施工环节档案信息记录情况进行逐一核对，并进行电子版档案资料备份及最终档案的制定[3]。以往工程管理人员对工程经济效益的过度重视，导致工程档案电子版的严重缺失，影响了工程方案的有效制定，因此在档案管理过程中相关管理人员应明确档案管理任务，在合作协议中加大电子版档案的应用程度，为各项工作的有效开展提供保障。
档案收集是工程档案管理的重要部分，但是由于工程涉及范围较广、施工时间较长，导致档案收集工作受到了一定的影响，因此在实际档案管理过程中，相关管理人员应建立工程全过程监督体系，为档案信息的有效收集提供便捷的渠道。依照相关政府部门对于档案整理的规定，结合自身实际情况，可进行工程前期文件、工程进行阶段文件、工程竣工阶段文件的及时搜集整理。同时在施工过程中，档案管理人员应积极参与工程进行过程中开展各项技术协商会议，如课题审定会、引进项目接收会、产品鉴定会等，保证档案信息的及时更新完善。同时制定完善的管理机制对档案管理工作的顺利进行非常重要，由于企业档案资料众多，为了保障企业内部资料管理工作的顺利进行，可依据相关法律法规制定档案管理规范，为档案管理工作的规范进行提供依据。根据工程开展过程可进行工程网络结构图的绘制，明确内部档案管理人员工作职责，并设置档案管理监管人员，保证档案搜集、整理工作的有效进行。
3、信息化档案管理模式的创建
在优化内部档案管理机制的前提下，可利用计算机信息技术建立档案管理网络体系，一方面进行档案机构网页的建设，建立完善的网络服务体系[4]。企业档案网页制作可结合企业整体系统内部局域网络特点，借鉴其他企业档案网页制作的优秀经验，将单位档案管理网站与企业整体网络体系进行有效的整合，进一步完善档案信息网络搜集渠道，为企业内部档案信息的查询、引用提供便捷的渠道。现阶段我国内部档案体系建设大多以互联网为平台建立了网上服务体系。在整体企业网站的基础上结合实际应用需求，建立完整的档案信息资源库，如文书全文数据库、电子数据库等。档案信息资源库的建设可有效降低档案管理负担，提高档案整理效率。以计算机网络为平台的档案体系建设，可进行电子文件的实时整理、监督，将整体档案信息进行具体化展示，促使档案管理工作向智能化、自动化转变。如在档案数据库中，可以输入目录进行档案信息的便捷检索，通过与业务部门的协调合作可以将企业内部各种业务信息进行数据化转换、整理归纳，从而为企业信息宣传提供更加便捷高效的渠道。现阶段企业内部工作开展大多借助计算机设备，特别是针对技术优化项目。为了进一步降低资金损耗，大多数技术资源都进行计算机保存，由于网络环境的不稳定性，经过长时间的运行或者人员波动，增加了档案资源遗失、缺损的风险，因此在信息化建设中进行电子文件的强化管理非常重要，区别于纸质档案管理，电子文件的管理仅仅需要上传、下载两个工序，以往单一的工作模式已经不适用于现阶段档案信息管理工作，电子档案管理模式的创新势在必行，相关档案管理人员可在档案管理网页上，进行电子文件自动上传工作窗口的创设，保证电子文件搜集的及时性，同时加强档案部门服务器归档整理，降低电子档案遗失概率。
总结：
综上所述，新时期下，作为社会经济发展重要部分的企业，应明确档案管理工作在生产经营过程中的重要地位，依据相关法律法规，建立完善档案管理机制，为各项档案管理工作的有效开展提供依据，同时加大计算机信息技术的应用，为档案管理、利用提供更加便捷的渠道，从而为企业长期、稳定发展提供信息支持。
参考文献：
[1]李晨.关于企业档案管理工作规范化建设的几点思考[J].兰台世界,2014(s5):107-107.
[2]陈茂银.对新形势下企业档案管理工作创新的思考[J].科技视界,2013(12):97-97.
[3]梁卫.石化企业工程档案管理现状及思考[J].南方论刊,2013(5):91-92.
[4]毛仔怡.新形势下油田企业档案管理模式创新研究[J].现代企业文化,2016(5):91-91.